Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

La Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y, los demás derechos, libertades y garantías constitucionales de que trata el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma Carta.

Dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, Branchen Colombia S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, formula las políticas generales que deben seguirse:

1.1 Identificación del responsable del tratamiento de Datos personales

El responsable del tratamiento de Datos personales es Branchen Colombia S.A.S., identificada con Nit 901.391.040-1, ubicada en la ciudad de Medellín.

Contacto:

A través de cualquiera de los siguientes canales de Atención al cliente que Branchen Colombia S.A.S. tiene dispuestos:

Escrito:

Correo electrónico: administrativo.comercial@branchenlatam.com

Presencial:

Carrera 84 # 78 b 33 Medellín – Antioquia

Telefónico:

+57 604 4086494

Son encargados del tratamiento de los datos personales las áreas de Branchen Colombia S.A.S., según el tipo de información que manejan en el cumplimiento de sus funciones.

2. Objetivo

Establecer la política para el tratamiento de datos de Branchen Colombia S.A.S., para la debida protección de los datos de nuestros clientes, proveedores, empleados y otros terceros con quienes interactuamos en el marco de nuestras actividades comerciales.

La política de tratamiento de datos que presenta este documento hace parte integral de la política de seguridad y privacidad de la información.

Branchen Colombia S.A.S., se compromete a proteger la privacidad y confidencialidad de la información personal en ella se describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información personal en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como cualquier otra regulación aplicable en Colombia.

3. Alcance

Esta política de protección de datos aplica a todos los empleados, proveedores y personal externo que tenga acceso a los datos personales recogidos Branchen Colombia S.A.S. Igualmente aplica a toda la información determinada como dato personal que se encuentre registrada en bases de datos, archivos de información o cualquier medio de almacenamiento en poder de la Branchen y que por sus características particulares haya sido contemplada en la Ley 1581 de 2012.

4. Obligaciones

Todos los empleados, contratistas, personal que labore en las instalaciones de Branchen vinculado con proveedores, o personal externo de la entidad, que por sus labores recolecten, almacenen, usen, circulen o supriman datos cuyo encargado de tratamiento sea Branchen, deberán conocer y dar cumplimiento a la presente política.

5. Definiciones

Para efectos de la aplicación de la presente política, se tendrán en cuenta las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, en el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, o el que haga sus veces:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

La ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

1. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
2. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó en la Sentencia C-748/11 que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
4. Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
5. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
6. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
7. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
8. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

6. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

La empresa recolecta y utiliza datos personales con las siguientes finalidades:

Proveedores:

• Para fines comerciales.
• Contabilización.
• Publicidad y mercadeo.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
• Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
• Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Clientes:

• Para fines comerciales.
• Ofrecimiento de bienes y servicios.
• Publicidad y mercadeo.
• Alianzas comerciales.
• Contabilización.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
• Facturación
• Reportar, procesar, solicitar, suministrar y divulgar a DATACREDITO, Central de Información y de Riesgo, o a cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos o a cualquier entidad financiera, con los mismos fines, toda la información referente a nuestro comportamiento comercial y a sí mismo el de nuestro Representante Legal. Todos los datos referentes a mi actual y pasado comportamiento en general frente al cumplimiento de mis obligaciones. De acuerdo a la ley 1266 de 2008 de hábeas data.

Empleados:

• Vinculación, elaboración y administración de contratos laborales.
• Manejo del expediente laboral y hojas de vida.
• Gestión de nómina: pago de salarios, prestaciones sociales y otros beneficios legales o extralegales.
• Afiliación y reportes ante entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Caja de Compensación Familiar).
• Administración de riesgos laborales y reporte de accidentes de trabajo.
• Gestión de procesos disciplinarios y de bienestar laboral.
• Atención a requerimientos de autoridades como la DIAN, Ministerio del Trabajo, UGPP, entre otros.

Otros terceros:

• Establecer y gestionar relaciones contractuales con socios estratégicos y asesores.

7. Tratamiento de Datos Personales

El cliente, proveedor, empleado y toda persona que suministra sus datos personales a Branchen Colombia S.A.S., por cualquier medio, lo hace voluntariamente y por la necesidad de obtener un servicio o bien de la empresa.

En este sentido, los datos personales que recolecta, almacena, usa o suprime Branchen Colombia S.A.S., en sus bases de datos, se utilizarán única y exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y no serán cedidos a terceros para fines distintos, sin la debida autorización del titular de la información.

En todo caso, para el almacenamiento y uso de la información personal, Branchen Colombia S.A.S., se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, o las que hagan sus veces, teniendo en cuenta que toda persona tiene derecho a conocer, rectificar y actualizar la información que la Entidad registre en las bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento.

En general, el tratamiento de los datos sensibles que sean recolectados por Branchen Colombia S.A.S., se hará de conformidad con lo establecido en el título III de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la desarrollen o complemente.

8. Personas a quienes Branchen Colombia S.A.S., puede suministrar la información

La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, siguiendo lo establecido en esta política, podrán suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

9. Recolección de Datos Personales

Recopilamos datos personales a través de diferentes medios, como formularios en línea, aplicaciones móviles, correos electrónicos y en interacciones directas con el titular de los datos. La información que podemos recolectar incluye:

• Datos de identificación: Nombre, documento de identidad, cargo, y datos de contacto.
• Información de contacto: Dirección, número de teléfono, correo electrónico.
• Información financiera: Para clientes y proveedores, en caso de ser necesaria para la transacción.
• Datos sensibles: Solo cuando sea indispensable para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, y siempre bajo el consentimiento explícito del titular.

10. Uso de las Datos Personales

La empresa utilizará los datos personales únicamente para los fines establecidos en esta política o los informados al titular al momento de recolectar la información. En ningún caso se utilizarán los datos personales para finalidades distintas sin el consentimiento del titular.

11. Derechos de los titulares

Branchen Colombia S.A.S., garantiza al titular de datos personales, el pleno de ejercicio de los derechos contenidos en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, a saber:

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los casos en que no sea necesario conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

12. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del titular, la Política de Tratamiento de la Información, Branchen Colombia S.A.S., informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tal política.

El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de la política de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad.

Contenido del Aviso de privacidad

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y normas concordantes, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto informar al Titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos y comunicar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:

BRANCHEN COLOMBIA S.A.S., identificada con el Nit. 901391040-1, será el responsable del tratamiento de sus datos personales.

Con objeto de recibir una atención integral los datos personales registrados serán tratados con las siguientes finalidades: gestión y atención de clientes, fines históricos, científicos o estadísticos, encuestas de opinión, gestión de peticiones, quejas y reclamos, gestión administrativa, control de acceso a instalaciones.

Al aceptar esta política, el usuario otorga autorización expresa para el uso de su logotipo y nombre de marca en materiales de comunicación, publicidad y actividades relacionadas con los aliados estratégicos de la empresa. Dicho uso se realizará exclusivamente en el contexto de iniciativas de colaboración, orientadas a fortalecer las alianzas estratégicas y potenciar la visibilidad de ambas marcas. La empresa se compromete a asegurar que el uso del logotipo y marca del usuario respete los principios y lineamientos de la identidad de la marca, preservando en todo momento su valor y reputación.

Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad.

La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan en esta, se podrán consultar en la página web https://www.branchenlatam.com/politica-de-datos y en el siguiente correo electrónico: administrativo.comercial@branchenlatam.com

El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a BRANCHEN COLOMBIA S.A.S., a la dirección de correo electrónico administrativo.comercial@branchenlatam.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a la siguiente dirección, CR 84 N° 78 B 33 Medellín -Antioquia.

13. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Branchen Colombia S.A.S., podrá compartir datos personales con entidades afiliadas, aliados estratégicos, proveedores de servicios y autoridades gubernamentales, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales y comerciales. En caso de transferencias internacionales de datos, garantizaremos que se cumplan con los principios de protección de datos aplicables.

14. Seguridad de la Información

Implementamos medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración y divulgación no autorizada. Revisamos y actualizamos periódicamente estas medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

15. Periodo de Retención de Datos

La información personal se conservará solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recolectada y para dar cumplimiento a los requisitos legales y contractuales.

16. Modificaciones y vigencia de la Política de Privacidad

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través del portal corporativo; www.branchenlatam.com, y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Así mismo, la entidad podrá modificarla a su libre elección y en cualquier momento.

Todos los cambios, modificaciones y actualizaciones que se lleven a cabo, entrarán en vigencia una vez sean publicados en el portal corporativo.

Cada vez que un usuario acceda a los sitios y/o aplicativos web de la entidad, será considerado como una aceptación tácita de esta política y cualquiera de las modificaciones que se le hagan.

La vigencia y conservación de las bases de datos de la entidad será por un término indefinido, sin perjuicio de lo establecido en las disposiciones legales.

17. Contacto

Para ejercer sus derechos, realizar consultas o presentar quejas respecto a esta política de privacidad, puede contactarse con:

• Nombre del responsable del Tratamiento: Leonardo Fabio Ocaña
• Correo Electrónico: administrativo.comercial@branchenlatam.com
• Teléfono: 302 4507798
• Dirección: Carrera 84 # 78B – 33

18. Anexos

• Política de seguridad y Privacidad de la información
• Formato autorización de Datos Personales
• Acuerdos de confidencialidad
• Bases de Datos